Компания «Покровский хлеб» существует на рынке уже более 30 лет и за это время успела зарекомендовать себя как лучший производитель в пищевой промышленности.

Каждый день «Покровский хлеб» производит и отправляет свою продукцию во все торговые точки не только Пермского края, но и соседних регионов.

Ассортимент товаров компании настолько широк, что занимает значительную часть торгового предложения в магазинах.

Бренд «Покровский хлеб» пользуется огромной популярностью среди местных жителей. Его можно найти на столе у каждого.

В компании уже была отлаженная модель бюджетирования, ранее реализованная с помощью офисной программы Excel.

Но по мере расширения компании и увеличения объема данных, которые ежедневно обрабатывал отдел планирования и экономического анализа (ПЭО), возникла необходимость автоматизации этого устойчивого и повторяющегося процесса.

Загруженность сотрудников значительно возросла, а риски, связанные с человеческим фактором, стали более ощутимыми. Кроме того, возникли сложности при проведении инвентаризации.

Было принято решение о запуске проекта по автоматизации бюджетного процесса на базе конфигурации 1С:ERP Управление предприятием 2.

В рамках проекта по автоматизации бюджетного процесса перед специалистами консалтинговой компании «Эрбика» была поставлена цель по оптимизации трудозатрат, а также минимизации влияния человеческого фактора при подготовке отчетов.

На первом этапе проекта было проведено исследование бюджетного процесса организации.
Задача этого анализа - систематизация необходимых алгоритмов, утверждение форм бюджетных документов и отчетов, а также установление стандартов и правил их заполнения.

Проведенный анализ процессов подтвердил обоснованность поставленной цели и выявил наличие избыточных операций, регулярно выполняемых сотрудниками в рамках их должностных обязанностей.

Область работы была разделена на два сегмента:

• Первый сегмент был посвящен управлению бюджетными документами, находящимися в ведении финансового директора.
• Второй сегмент охватывал подготовку и аналитическую обработку отчетной документации, относящейся к функциям планово-экономического отдела.

Отчёты формировались на основании информации, полученной из управленческого и регламентированного учёта информационной системы 1С:ERP. Проводилась оперативная работа с хозяйственными операциями и бухгалтерскими счетами.

Бюджетные документы разрабатывались как с использованием стандартных шаблонов, так и с применением индивидуального подхода.

Особенностью проекта была необходимость использования нестандартных данных, требующих доработки с применением инструмента "Схема компоновки данных". Этот процесс позволил получить из системы нужную информацию по определенным производственным объектам в денежном и натуральном выражении.

В конечном итоге, цель, поставленная перед специалистами компании «Эрбика», была достигнута.

1. Бюджетный процесс был полностью реализован в системе с учетом необходимых модификаций.
2. Проведено обучение и техническая поддержка участников процесса.
3. Разработаны и предоставлены справочные материалы в форме руководств по использованию и настройке бюджетных документов и отчетности.

Реализация проекта поспособствовала улучшению эффективности организации, оптимизации бизнес-процессов и созданию устойчивой основы для дальнейшего стратегического развития.

• Повышение производительности труда.

Оптимизация процесса обработки данных сотрудников компании и повышение оперативности получения информации позволили персоналу организации перераспределить временные ресурсы для выполнения более сложных и комплексных задач.

• Улучшение прозрачности управления бизнесом.

В процессе реализации проекта были обнаружены области, нуждающиеся в дополнительном контроле. В частности, возникла необходимость пересмотра статей управленческого учета и перераспределение хозяйственных операций.

• Увеличение качества принятия решений.

Непрерывность функционирования системы обеспечило возможность оперативного анализа и прогнозирования результатов, а также повысило способность к быстрому реагированию на изменения.

Проект позволил исключить использование офисной программы Microsoft Excel.