Продажи 1С:ERP Управление предприятием 2.4
Документооборот продаж 1С:Документооборот
Бесшовная интеграция
Отзывы
Караваев Данил Сергеевич
Начальник отдела маркетинга и сбыта (ОМИС)
Эрбике я могу пожелать удачи, они большие молодцы! Есть у них сложности по взаимодействию с клиентом, бывают недопонимания, но у нас получается приходить к консенсусу.
В принципе грамотные внедренцы, хочется каждому пожать руку. Думаю, что на наших сложных задачах Эрбика неплохо наработала опыт.
Мы не простой заказчик – до последнего знака, до каждой запятой…
В России очень мало специалистов, способных решить наши задачи, Эрбике это удается.
Они прокачивают свои Skillы. Мы знаем, что разработчик 1С посчитал невозможным выполнить наши требования, а нам надо! И Эрбика делает!
Молодцы, Супер, Мы надеемся на продолжение работы с ними и рекомендуем их другим Заказчикам!
Предпосылки
Специфика «ИОЛЛА» в том, что у нас очень колоссальный документооборот, самая значительная часть которого приходится на отдел маркетинга и сбыта, – рассказывает руководитель подразделения Данил Караваев.
Более 300 покупателей по военной продукции и 350 покупателей по продукции широкого потребления – в год это примерно 1000 договоров. К каждому прилагаются спецификации, протоколы разногласий, заявки – целая пачка документов, не говоря уже о счетах и отгрузочных документах. Банально некуда складировать и, главное, много времени уходит на то, чтобы найти нужную информацию. Клиенты часто просят уточнить, на какой стадии их заявка. И нужно понять, что с этой заявкой, куда она делась, на какой стадии, где договор находится? Чтобы ответить на вопрос специалистам приходилось отрываться от основной работы, собирать данные.
Изначально идея была в том, чтобы все что стоит на полках завести в PDF, т.е. оцифровать архив. Например, у конструкторов, технологов и механиков это уже сделано. В свое время, они провели эту колоссальную работу. Выделили архивариуса, который месяцами заводил документы. У нас этого времени нет. Мы попробовали сделать это своими силами. За выходные 2 сотрудника завели в электронный вид 5 договоров – заплюхались. Мы поняли, что это не сработает, но и оставлять как есть уже было нельзя.
На тот момент мы работали в 7-ке Бухгалтерии, которая, мягко говоря, является прошлым веком. И такое современное предприятие как ИОЛЛА не может сидеть в том самом веке. Все внешние и внутренние факторы подвигали нас обратится к новым современным программным продуктам.

Караваев Д.С.
Начальник отдела маркетинга и сбыта (ОМИС)
Бумажки – это конечно надежно и пусть они останутся, но они должны быть на вторых ролях. Сейчас время гаджетов, время – деньги и мы должны идти в ногу со временем. Мы выбрали в качестве «фундамента» 1С:ERP, со всеми вытекающими ветками – Бухгалтерия 8-ка, 1С:Документооборот.

А в качестве партнера мы выбрали Консалтинговую компанию Эрбика, которая очень вовремя и красочно показала нам будущее решение.
О проекте
300
покупателей военной продукции
350
покупателей гражданской продукции
1000
договоров в год
Реализация

Караваев Д.С.
Начальник отдела маркетинга и сбыта (ОМИС)
Фактически отделу маркетинга и сбыта пришлось совершить два перехода. Сначала вместе с бухгалтерией с «семерки» на «восьмерку». А потом, уже для себя, внедряли ERP и это было 3 проекта: Продажи, Планирование и Документооборот.

Переход из 8-ки в ERP, это уже было полноценное внедрение наших бизнес-процессов. Был проведен аудит всех наших процессов. Долго мы тут сидели, не покладая рук, не поднимая головы рисовали большие схемы. Процессы у нас сложные – от заявки до выпуска готовых изделий. Полгода мы на это потратили.

О планировании и заявках

Планирование – это оценка необходимого объема выпуска в конкретном месяце на основе заявок.
Раньше заявка была бумажной. Получали мы ее, оформляли, посылали контрагенту. Все действия с заявкой осуществлялись ответственным за нее сотрудником. Что бы узнать, что с заявкой нужно было найти этого человека, отвлечь его, и если вдруг его нет, то нужно «поднять» эту информацию, «расшарить», «найти концы».
Сейчас мы добились прозрачной картины. Я вижу в системе заявку, что с ней. И производство начинает работу по заявке из системы, а не «по бумажке». Субъективный фактор минимизирован, раньше, например, заявка могла потеряться, могли «попросить», «не досмотреть», платежку не учесть - ситуаций масса.
Появилось несколько ступеней контроля. Менеджер, получив заявку, обрабатывает ее по регламенту. В конце месяца я, как руководитель, формирую план производства. Собирая всех ответственных менеджеров, мы анализируем каждую заявку. При нажатии определенной кнопки в системе - появляется определенный скелет – обработанные заявки, количество изделий и т.д. Все это мы сверяем, вносим свои корректировки, учитываем объективные и субъективные факторы. По каждой заявке, по каждой позиции, по каждому количеству мы это штудируем, но уже на основе скелета, предлагаемого системой.
Мне на самом деле очень нравится! То, к чему я хотел прийти, где-то на 70 % мы к этому пришли. Есть конечно еще «поле не паханное», но этим можно заниматься.
О документообороте в продажах
Документооборот – у нас это самый сложный и трудоемкий блок. Видов документов, договоров, заявок, нюансов по каждому у нас много. Планировали сделать этот блок за полгода, а уже занимаемся полтора года, потому что очень много нюансов. Реализовали где-то 70%. Закрыли основную спецификацию проекта и дальше будем с Эрбикой дорабатывать систему. В процессе эксплуатации выявились моменты юзабилити, которые мы не могли предугадать. На старте мы примерно понимали, что мы хотим, но наши аппетиты росли по мере внедрения.
Мы увидели возможности программы и мы хотим их использовать, чтобы улучшить свою жизнь.
Реализуем документооборот в нашем отделе, а в начале 2022 года начнем проект по всему заводу, но в более упрощенном варианте.
О сотрудниках
Опыт других компаний – клиентов, партнеров и наш полученный опыт показывает, что сотрудники всегда недовольны внедрением, потому что новая система – это новая работа, к которой они не привыкли, поэтому всегда есть негативные отзывы. Но если грамотно подойти к проекту, довести до конца все задумки проекта… Сотрудников нельзя не воспринимать, нужно собирать отзывы в процессе внедрения, и под них «допиливать». Понятно, что руководитель получит свою «красивую картинку», но важно, чтобы сотрудники не «урабатывались на программу», чтобы в итоге, и пусть это будет трудный, тернистый путь, программа работала на нас и не только на руководителя, но и на всех сотрудников.
Моя личная цель от проекта – сделать хорошо не только мне и руководству завода, но и сотрудникам, чтобы и у них жизнь проще стала, чтобы, и они были довольны. Это самое важное! И сейчас это получается.
Сотрудники это видят, им стало проще, всплывают очень сложные вопросы, но нет таких проблем, которые мы не сможем решить. Нашими силами, силами Эрбики. Никогда не бывает односложной картины, в чем-то сейчас стало легче, в чем-то тяжелей. Но в целом результат оправдывает наши ожидания.
О результатах и эффектах
Сейчас на заводе, бухгалтерия завершила переход на новую программу, ведется большой проект в отделе снабжения, складском учете. Мы в нашем проекте реализовали планирование от продаж к производству, но оно заканчивается на самом производстве. Далее, производство работает по старинке, процессы неподвласны новой системе. Мы считаем, что производство самый сложный блок, который нужно внедрять только после того, как все вокруг заработает.
Для нас основной эффект нашего проекта – это оперативность, прослеживаемость и прозрачность.
Появилась возможность видеть действия друг друга, находить и исправлять ошибки. Каждый начинает подхватывать информацию. Руководство высшего звена получило возможность в реальном времени видеть «что происходит с заявками», «какие заявки», «сколько заявок».
Производство вышло на полуавтоматический режим. Мы уходим от человеческого фактора. Увеличилось КПД по обработке документов. Мы стали быстрей обрабатывать документы. Мы смогли позволить себе большие объемы.
Раньше один специалист за день мог обработать 10 договоров. Сейчас он может сделать 20. И через год он будет делать 30, потому что система наполнится информацией. Сейчас в документ информация выводится «по одной кнопке», а раньше приходилось нажимать десять…
Раньше на формирование плана производства мы тратили до 3 дней. Это выдернуть всех специалистов. Разложить перед собой кучу бумаг. Проанализировать все, чтобы не упустить ни одного фактора, все-таки исполнение оборонного заказа требует от нас четкого исполнения сроков. Сейчас же мы это делаем за 4-5 часов. Это существенно!
И есть доверие к программе, можно полагаться на нее!
Благодаря документообороту моя жизнь, жизнь вышестоящих руководителей существенно изменилась.
Ранее мы тратили на проверку документов, например договоров – до 1 часа на 10 договоров, и что существенно нужно было это делать на рабочем месте. Видеть перед собой бумаги, иметь возможность зайти в компьютер. Приходилось вручную сравнивать цены. Сейчас мне достаточно интернета. Я могу зайти с любого места в командировке, дома. Я вижу всю информацию внутри одной системы. Время сократилось до 20 минут. 40 минут выигрыша.
Каждый день мы решаем задачу, что нам сегодня грузить? Какие покупатели оплатили заказы? Ранее эту информацию в бумажном виде нам предоставляла бухгалтерия. Мы эти платежи сопоставляли со счетами. Сначала в Бухгалтерии 7.7., затем бумажные счета… Сравнение, сопоставление, почеркушки, не забыть учесть в плане будущего месяца.
Сейчас в 9-00 у меня в ERP банковская выписка, уже разнесенная бухгалтерией по счетам. И я, и менеджеры могут «провалится» в счет (заявку), проделать с ним необходимые действия и «забыть» про него. Отгрузить, поставить в план. И через 2 недели мне не придется заново искать этот счет для формирования плана.
Это очень удобно, прозрачно. Забыл ты, не забыл, ты программе доверяешь! Всегда можно проверить – выбираешь период и смотришь.
Два года назад этого ничего не было. Сейчас это земля и небо!