Регламентированный учет
Перевод с 7-ки на 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0

На протяжении более, чем 10 лет компания использовала 1С: Бухгалтерия 7.7. Программа за это время устарела, но была привычной и для бухгалтерии, и для связанных служб. Нарастающее отставание от современных продуктов компенсировалось блоками, дописанными вручную. За годы их скопилось большое количество, но в целом, «семёрка» оставалась работоспособной и закрывала потребности бухгалтерии. О переходе на версию 8, конечно, думали – было очевидно, что рано или поздно существующее ПО не сможет «переварить» новшества законодательства. Тем не менее первоочередной задача по переходу на новое программное решение не становилась.
Триггером стало намерение руководства привести все бизнес-процессы к единому знаменателю с помощью 1С:ERP. И для нас, и для руководства компании было очевидно, что сделать это с «семеркой» будет невозможно. Поэтому в конце 2019 года решение о переходе на 1С:Бухгалтерия 8 было все же принято.
«Восьмерка» была нам знакома по работе в небольших организациях, входящих в нашу группу, но в производственной организации процессы намного сложнее: есть вспомогательные производства, есть специфическое закрытие счетов. Мы понимали, что перейти без помощи специалистов мы не сможем», – рассказывает главный бухгалтер «ИОЛЛА» Олег Кузнецов.
Ранее руководство предприятия выбрало «Эрбику» для внедрения на предприятии комплекса 1С:ERP, поэтому нам же предложили выполнить задачу по бухгалтерии, чтобы обеспечить единый подход и минимизировать необходимость синхронизации разных команд внутри проекта.
Смена программного решения была запланирована на начало 2020 года. Соответственно, подготовительный этап выпал на окончание предыдущего года – тот самый период, когда бухгалтеры особенно не готовы экспериментировать.
«Я не был сторонником таких сроков. Мы начинали в ноябре, и у меня было мнение, что внедрять надо за полгода, не раньше. Но руководство поставило задачу. Поворчали и как-то мобилизовались», – сейчас Олег Кузнецов вспоминает это уже с улыбкой.
Понимая уровень риска, мы постарались учесть все, чтобы переход произошел максимально безболезненно.

Первым шагом консультанты «Эрбики» проанализировали функционал действующей версии 1С:Бухгалтерия, включая весь объем выполненных за долгие годы доработок: механизмы распределения затрат и учета материальных пропусков, алгоритмы закрытия счетов 90, а также дополнительные печатные формы и отчеты для разных служб.
Вторым шагом стало интервьюирование и анализ работы всех сотрудников бухгалтерии и связанных служб. На каждого сотрудника мы составли «досье»: какие операции и по какому алгоритму осуществляет, какие счета использует, как контролирует отображение операций.
Собранные данные позволили определить функционал будущей системы.
Еще ряд шагов, которые мы сделали, чтобы обеспечить «ИОЛЛА» спокойный и предсказуемый переход:

• зафиксировали начальные настройки программного продукта и учетной политики
• перенесли нормативно-справочную базу из 7.7 в 8. Учитывая сжатые сроки, по согласованию с клиентом сделали это целиком – без вычистки.
• совместно с главным бухгалтером мы разработали этапы переноса начальных остатков по счетам: предварительно – сразу перед запуском в опытную эксплуатацию, окончательно – после закрытия года.
• наше предложение на переходное время ограничить доступ сотрудников из других подразделений к данным было поддержано клиентом, поэтому для всех сотрудников, работающих с системой, были настроены профили и права.
• консультанты «Эрбики» составили подробную инструкцию для каждого сотрудника бухгалтерии и связанных служб по использованию «восьмерки» для тех операций, которые они выполняют.

Все подготовительные работы были выполнены в течение ноября-декабря 2019 года.

Опытная эксплуатация новой системы началась сразу после новогодних праздников. С целью минимизации рисков было принято решение в течение первого квартала 2020 года вести параллельный учет – и в «семерке», и в «восьмерке».
«Первые две недели – как раз после новогодних праздников – стали, пожалуй, самым напряженным периодом проекта.

• Во-первых, у бухгалтерии резко вырос объем работ – приходилось заносить данные в обе системы.
• Во-вторых, алгоритмы «восьмерки» отличаются, поэтому приходилось менять уже привычный, доведенный до автоматизма порядок шагов для той или иной операции. Поэтому «Эрбика» очень плотно сопровождала работу бухгалтерии в этот период.

Кроме того, по итогам января выяснились несколько нюансов. Они связаны со списаниями на затраты специальной оснастки и необходимостью вести учет цен на продукцию в плановых ценах, тогда как в стандартном решении «восьмерки» учет идет в фактических. Все эти особенности мы учли – доработали соответствующие блоки без вмешательства в стандартный функционал программы». Внешние блоки добавлялись так, чтобы можно было легко обновлять систему в дальнейшем. Таким образом новое программное решение еще очень долго может оставаться актуальным

Плотное сопровождение «ИОЛЛА» с нашей стороны в первый месяц, а также постепенно сформировавшиеся привычки обеспечили «ровную» работу в феврале и марте. А главное – бухгалтерия смогла «распробовать» новое программное решение – значительно более простое и удобное в работе.

Еще одной контрольной точкой проекта стало закрытие квартала. Для этого бухгалтерия предприятия получила от «Эрбики» подробные инструкции, но закрытие проводила самостоятельно. И успешно!

Счета немного отличаются, но суть не меняется. Самое главное – финансовый результат, а он сошелся, затраты и оборотки по всем счетам сошлись. За первый квартал мы сдали отчет уже в новой программе и с 1 первого апреля, может, буквально неделю еще в «семерке» работали и все – ушли и не возвращались.

Общий срок реализации проекта составил 5 месяцев.
Со второго квартала 2020 года «ИОЛЛА» полностью перешла на работу в 1С: Бухгалтерия 8.0. Прежняя версия бухгалтерии переведена в архив.

Теперь в нашем распоряжении удобное и эффективное решение, которое упрощает жизнь бухгалтерии и открывает новые возможности всей группе «ИОЛЛА»