Чем отличается ведение российского делопроизводства
от западного подхода?

Любовь Сторожева,
Бизнес - Консультант Консалтинговой компании Эрбика,
июль 2021

Любовь Сторожева
Бизнес - консультант
На мой взгляд российское делопроизводство — это довольно-таки четкая и подробная инструкция — делай вот так-то и так-то, все шаги прописаны, типовая инструкция по делопроизводству, типовая номенклатура дел. перечень видов документов, шаблоны документов. Причем все инструкции достаточно подробные, все шаги прописаны, можно даже голову не включать. В 1С:ДО есть даже «Типовая методика по делопроизводству» — разворачиваешь базу, и там уже все настройки есть, только садись и начинай вводить документы.
В России все начинается с действий
В случае с ИСО 9000, там нет ничего конкретного, ни шаблонов, ни четких инструкций, одни критерии. Если российское делопроизводство говорит «вот типовая номенклатура дел, вот перечень видов документов», то ИСО 9000 — «СМК должна включать документированную информацию, определенную организацией для обеспечения результативности СМК», «объем документированной информации одной организации может отличаться от другой» — ничего конкретного, просто она должна быть, важны не сами документы как таковые, куда важнее качество продукции/услуг. И если в редакции 2001 г. говорилось о таких видах документов как Политика, Процедуры, Записи, то в редакции 2015 г. — документированная информация в том объеме, котором организация сама для себя определяет для целей поддержания качества. Если у нас есть «типовая инструкция по делопроизводству», то ИСО говорит «Организация должна определить порядок внутреннего и внешнего обмена информацией, включая: какая информация будет передаваться, когда, кому, каким образом, кто будет передавать».
Грубо говоря, за нас все решили все придумали, а с точки зрения западного подхода ты волен сам выбирать что и как ты будешь документировать, или не будешь.
Прослеживаются отголоски советской плановой экономики, когда нам все диктовали свыше, а на западе свободный предпринимательский рыночный подход — ну не сделаешь, с тобой просто не будут работать.
В западном подходе наоборот — все начинается с миссии
Также я наблюдаю разницу подходов, если смотреть по пирамиде логических уровней (окружение – действия – навыки – убеждения – ценности – цели – миссия), нам дают инструменты уровня «окружение» и «действия», и не так давно появился уровень «ценности» (ГОСТ Р ИСО 15489, определяются критерии – обеспечение целостности, достоверности, аутентичности и др.). А в западном подходе наоборот — все начинается с миссии, и дальше уже от нее спускается и декомпозируется по уровням, уровни «действий» и «окружений» являются следствием, и как само собой разумеющимся и вытекающим из верхних уровней.